Geschreven door: dr. Dennis Moeke, Professor of Applied Sciences (Lector) HAN
In het nieuwe coalitieakkoord wordt expliciet gekozen voor een koers waarin ouderen langer thuis blijven wonen, verpleeghuizen zich concentreren op cliënten met de zwaarste en meest complexe zorgvragen en verdere groei van zorg moet plaatsvinden binnen een structureel krappe arbeidsmarkt. Daarmee is impliciet, maar onmiskenbaar, een grens getrokken: de zorg zal het niet redden door meer mensen of meer middelen, maar alleen door een andere manier van organiseren.
In deze bijdrage laat ik zien dat slimme capaciteitsplanning in de VVT essentieel is om de beleidsambities uit het coalitieakkoord daadwerkelijk te realiseren.
Capaciteitsplanning raakt de kern van de bedrijfsvoering
Capaciteitsplanning draait in essentie om het zo goed mogelijk afstemmen van de verwachte zorgvraag op de beschikbare capaciteit. Het gaat erom dat de juiste zorgmedewerkers, met de juiste competenties, op het juiste moment en op de juiste plek beschikbaar zijn. In het licht van het coalitieakkoord krijgt dit een extra lading. Langer thuis wonen betekent immers niet minder zorg, maar andere zorg: grilliger in timing, complexer in coördinatie en vaker geleverd in een context waarin reistijd, routes en piekmomenten een dominante rol spelen.
In de verpleeghuiszorg zien we tegelijkertijd een toenemende concentratie van zware zorg. Dat vraagt om scherpere keuzes in functiemix, inzetbaarheid en voorspelbaarheid van capaciteit. Capaciteitsplanning raakt daarmee direct aan de kern van de bedrijfsvoering en bepaalt in hoge mate of een zorgorganisatie haar maatschappelijke en beleidsmatige opdracht kan waarmaken. Toch is het opvallend dat juist dit onderwerp in veel VVT-instellingen nog steeds niet de hoogste prioriteit krijgt. We proberen de zorg verder te helpen met digitalisering, slimme technologie en soms zelfs met zorg- of knuffelrobots, terwijl het fundament van de bedrijfsvoering vaak nog onvoldoende op orde is. Echte vooruitgang begint niet bij het volgende hulpmiddel, maar bij het organiseren van de basis: het systematisch en gelaagd afstemmen van zorgvraag en capaciteit.
De belangendriehoek in een veranderend zorglandschap
Capaciteitsplanning vindt in een VVT-context altijd plaats binnen de belangendriehoek van cliënt, zorgmedewerker en organisatie. In de context van het coalitieakkoord wordt deze driehoek scherper. Cliënten blijven langer thuis en hebben hogere verwachtingen van maatwerk en tijdigheid. Zorgmedewerkers worden geconfronteerd met complexere zorgvragen en minder voorspelbare werkdagen. Organisaties moeten sturen op continuïteit en betaalbaarheid zonder de luxe van extra personeel.
Deze belangen worden soms ervaren als een zero-sum game, maar dat beeld is te beperkt. Goede capaciteitsplanning kan juist zorgen voor een win‑win‑win‑situatie. Wanneer capaciteit beter meebeweegt met de zorgvraag, ontvangen cliënten zorg op momenten die aansluiten bij hun individuele dagritme en zorgbehoeften. Zorgmedewerkers ervaren minder piekdruk en meer balans in hun werkdag. Organisaties krijgen grip op hun inzet en vergroten hun bestuurbaarheid. Dit is geen theoretisch ideaal, maar een noodzakelijke voorwaarde om de ambities uit het coalitieakkoord waar te maken.
Capaciteitsplanning is gelaagd en vraagt om een integrale benadering
Capaciteitsplanning is geen losse interventie, maar een samenhangend geheel van keuzes op meerdere niveaus. Die gelaagdheid wordt in het licht van het coalitieakkoord alleen maar belangrijker.
Het begint met inzicht in de zorgvraag. Capaciteitsplanning vraagt om gedetailleerd en dynamisch inzicht in wanneer zorg nodig is, hoe intensief die zorg is en hoe deze zich ontwikkelt in de tijd. Zonder dit inzicht blijft planning gebaseerd op gemiddelden, wat onnodige werklastfluctuaties veroorzaakt en ten koste gaat van zorg op het juiste moment voor cliënten. Op basis van dit inzicht worden vervolgens dienstenpatronen ingericht. Dit zijn tactische keuzes over wanneer welk niveau dienst start en eindigt en welk niveau medewerker daarbij nodig is. In zowel verpleeghuiszorg als thuiszorg bepalen deze keuzes of de zorg op het juiste moment kan worden geleverd, aansluit bij het dagritme en de behoeften van cliënten, en of de werklast voor medewerkers op een evenwichtige manier wordt verdeeld. Daarna volgt het roosteren: het toewijzen van medewerkers aan de vastgestelde diensten. Daarbij is het van steeds groot belang om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de voorkeuren van medewerkers en het basisrooster zo vroeg mogelijk te communiceren. Goede roostering draagt direct bij aan werkplezier en duurzame inzetbaarheid. Het sluitstuk is de routeplanning: het plannen van concrete zorgtaken in tijd en ruimte. Met name in de thuiszorg wordt dit onderdeel steeds belangrijker. Langer thuis wonen betekent immers meer zorg op verschillende momenten van de dag, meer combinaties van zorgvragen en minder standaardroutes. Goede routeplanning maakt het mogelijk om zorg te leveren op momenten die voor cliënten betekenisvol zijn en vraagt om continue, dynamische bijsturing van routes en taken, niet als noodgreep, maar als regulier onderdeel van de bedrijfsvoering.
Het is complex, maar er is hulp
Deze gelaagdheid onderstreept dat capaciteitsplanning een zeer complex vraagstuk is, waarbij handmatige oplossingen en Excel-sheets tekortschieten en tijdrovend zijn. Het integraal afstemmen van alle lagen vereist ondersteuning door geavanceerde planningssoftware. Alleen met dergelijke ondersteuning is het mogelijk om scenario’s door te rekenen, dynamisch bij te sturen en de samenhang tussen de verschillende lagen structureel te bewaken. In zijn Kamerbrief van 6 oktober jl. wijst de minister capaciteitsplanning met AI aan als één van de twee toepassingen waarmee hij wil starten binnen Spoor 2. Dit spoor omvat afspraken over het gezamenlijk opschalen van AI-toepassingen in domeinen waarvan het veld aangeeft dat deze op korte termijn haalbaar zijn en die, bij passende inzet, een grote impact kunnen hebben op zowel de arbeidsproductiviteit als het werkplezier van professionals.
Bedrijfsvoering op orde is geen keuze meer, maar noodzaak
Het op orde brengen van de bedrijfsvoering vraagt om samenhang en consistentie. Het werkt niet om wel te investeren in slim roosteren, maar geen expliciete keuzes te maken over dienstenpatronen. Evenmin werkt het om te focussen op routeplanning zonder goed inzicht in de onderliggende zorgvraag.
Het nieuwe coalitieakkoord laat weinig ruimte voor vrijblijvendheid. VVT-organisaties zullen integraal door alle lagen van capaciteitsplanning heen moeten werken om daadwerkelijk zorg te kunnen leveren op momenten die voor cliënten betekenisvol zijn, met een werkbare inzet voor medewerkers. Digitalisering en technologie kunnen dit ondersteunen, maar nooit vervangen.
Capaciteitsplanning is daarmee geen technisch detail of tijdelijk aandachtspunt, maar het fundament onder de uitvoerbaarheid van het zorgbeleid én onder iedere VVT-instelling die toekomstbestendig wil zijn.
